台灣電化學學會理事及監事電子化會議實施辦法

民國111年3月14日第五屆第二次理監事聯席會議修訂通過

 

第一條  台灣電化學學會（以下簡稱本會）為提升本會會議議事效率，並因應政府政策，特訂定「台灣電化學學會理事及監事電子化會議實施辦法」（以下簡稱本辦法）。

第二條  適用時機：本辦法適用於（常務）理監事會議及各委員會會議；但涉及選舉、補選、罷免、修訂組織規定，應以實體會議方式辦理。

第三條  名詞定義：

    一、電子化會議：指以電子方式提供會議資料予所有與會人員，並運用電子化設備顯示會議資料者。

    二、電子化設備：指會議進行時所使用之相關資訊設備，包括桌上型電腦、平板電腦、筆記型電腦、投影設備、即時通訊工具、視訊平臺或智慧型手機等。

第四條  電子化會議之召開得採以下單一或混合實體會議方式進行：

    一、同步線上會議

           (一) 電話會議：透過電話、網路電話、行動語音通話等進行議題討論。

           (二) 視訊會議：透過網路視訊進行遠距會議。

           (三) 網路直播會議：透過網路直播進行會議並同步播放會議實況，及進行議題線上互動交流。

     二、非同步線上會議：運用即時通訊、群組溝通等工具，透過網路傳遞意見，進行非同步議題討論及交流。

第五條  電子化會議準備階段：

    一、應視與會人數、與會人員所在地、電子化設備及討論議題等決定會議進行方式。

    二、會議通知：得採公文電子交換、電子郵件或行動訊息等方式，並說明電子化會議所需使用之設備、軟體、會議所配賦之帳號、密碼、連結或視訊會議與會方式等事項。

    三、會議資料之提供，得採公文電子交換、電子郵件或電子檔案下載等方式。

    四、會議資料應依個人資料保護法辦理。

第六條  電子化會議進行階段：

    一、會議開始前，應先行就會議所需使用之電子化設備環境及相關會議資料等，進行準備及測試。

    二、會議簽到方式：得採視訊截圖、電子簽到、聊天室留言或紙本（於空白會議簽到單簽名，掃描回傳或電子郵件回條）等可資確認之方式辦理。

    三、議案表決方式：會議主席需以言語或文字的方式說明表決事項及投票時間，請理監事表示意見，紀錄方式得採視訊贊成、圖示截圖、聊天室贊成留言等可資確認之方式辦理。

第七條  電子化會議結束階段：

    一、會議紀錄得以文字、影音或語音方式為之。

    二、會議紀錄經會議主席確認後，得採公文電子交換、電子郵件或電子檔案下載等方式提供。

第八條  電子化會議資料管理及電子化設備使用，應遵循資訊安全管理相關規定，以強化會議資訊安全管理。

第九條  本辦法未規定事項，悉依有關法令規定辦理。

第十條  本辦法由本會章程第二十九條規定訂定之，經本會理監事會議通過，並報主管機關核備後實施，修正時亦同。